Blog

Nechci mít v systému jediné zbytečné políčko

12. 02. 2016

Autor: Jiří Matějček, Senior Business Consultant

Sedíme v potemnělé podzemní jednací místnosti Tančícího domu na břehu Vltavy. Světlo projektoru ozařuje tváře osmi přítomných. Manažeři nadnárodní společnosti nás právě zasvěcují do jejich pracovních postupů, které spravují v zastaralém systému a v Excelech. 

Několik dnů před tím nás poptali, zda bychom dokázali rozplést jeho struktury reportingu a rozpočtu několika obchodních a kancelářských center ve střední Evropě a vytvořit mu na to nový zakázkový systém. Doposud jsme si o rozsahu a funkcích jen povídali v abstraktní rovině a rozsah se zdál celkem jasný a provedení snadné. Nyní nás čekala ukázka, jak to probíhá v praxi.

Excel naskočil a otevírá se dokument - rozpočet polského obchodního centra. Čekací točící se kolečko kurzoru se zdá nekonečné. Co se poté objevilo, mne nadchlo, a to jsem ještě netušil, že to ten den nebude naposledy. Soubor o velikosti několika megabajtů skrýval 24 záložek a na každé byly tabulky s desítkami sloupců a stovkami řádků a tisíci vzorci. Začali nám vysvětlovat, kde se co dopočítává a kde se zadává směnný kurz, výchozí konstanty, barvičky, komentáře a samozřejmě kde jsou jaké výjimky. Zajásal jsem, jaká to bude krásná práce, miluji tyto rozplétačky excelů, je to jako když luštíte křížovku - ten krásný pocit když rozlousknete tajenku...

Některé tabulky se po chvilce ukázaly strukturálně podobné, což nasvědčovalo tomu, že to systematizovat celkem půjde. Ovšem když jsme si tabulky vyjasnili, tak začali otevírat další, tentokrát ještě tučnější soubor. Obsahoval 35 záložek a na každé byla zcela jiná tabulka nebo obsáhlé textové komentáře rozpočtů. Stovky položek, desetitisíce rozkopírovaných vzorců, barvičky, komentáře a propojení na ten první Excel. Prostě parádní knížka křížovek.

A takové excely mají pro každé centrum, sem tam je v nich nějaká výjimka. Center je pětadvacet. Knížka křížovek se trochu znásobila, řekl jsem si pro jistotu o sklenici vody.

Nakonec ještě přidali ukázku ze svého dosluhujícího reportingového systému, který již nezvládal růst s narůstajícími požadavky managementu. Asi už nikoho nepřekvapí, že každé centrum mělo stovky záznamů a každý záznam měl formulář se sedmi záložkami doslova napěchovanými atributy s prokříženou logikou "když je toto zvoleno, tak se zamkne to a to, odemkne toto, sem se předvyplní toto". Systém měl sadu pětatřiceti výstupních reportů - opět tučné megatabulky. Některé pojmy byly odlišné od pojmů v prvních plánovacích excelech, ale znamenaly to samé. No prostě klasika, v tom se budeme muset zorientovat, už se těším na rozplétání sítí a odhalení všech zákoutí.

Proběhla i diskuse na téma nalezení vhodného hotového software, protože na plánování a reporting již existují hotové robustní systémy a bylo by možná zbytečné je vymýšlet a psát znovu. Mají další skvělé moduly a funkce, podporují i další procesy. Ovšem jeden z manažerů nás rázně zastavil a pronesl památnou větu:

"Pánové, já ale nechci mít v systému jediné zbytečné políčko, ke kterému nemáme proces plnění a kontroly!"

A tímto výrokem mi pomohl do hloubky pochopit přínosy zakázkového software. Jednou větou výstižně shrnul to, co jsem několik let nemohl přesně vyjádřit. Pokud totiž v předpřipraveném systému budou "lákavá" políčka, které ovšem nejsou potřeba, pak je někdo vyplní a někdo ne a už vůbec nikdo nezkontroluje, že se tak děje. Spousta tlačítek, které se uživatelé obávají stisknout, protože se neví, co provedou. Za pár let je v takovém systému datový nepořádek, protože informační systém má hodnotu jen tehdy, pokud jsou v něm data čistá a zkontrolovaná. Samotný počítačový systém není všechno, kolem něj je potřeba nastavit metodiky plnění údajů a procesy kontroly. Čím více je systém obecnější, tím více je možné ho zanést „haraburdím“. Do zakázkového systému dáte jen to, co potřebujete a necháte si vyvinout automatické nebo alespoň poloautomatické kontroly. Třeba i na každé políčko. Systém bude jen váš, budou v něm nekompromisně otisknuty vaše zkušenosti a potřeby. Jsem rád, že jsem potkal dalšího rozhodného člověka, který výhody zakázkového systému dokonale pochopil a uměl je ocenit.

Domluvili jsme se, že začneme analýzou. Excely jsme několikrát procházeli a postupně rozkrývali obří strukturu rozpočtu. Když jsme pochopili principy tabulek a jejich položek a objasnil se účel každého políčka, bylo vše snazší, než se zdálo a tabulky jsme začali úspěšně šablonizovat. Vypsali jsme seznam vstupních atributů a pracovních postupů (kdo vyplňuje co a kdy) a z nich navrhli systém pro správu budov, nájemních jednotek (obchody v nákupním centru nebo kanceláře v office centru), nájemců, nájemních smluv.

Vymysleli jsme automatický výpočet predikce tržeb a některých odvozených nákladů na několik let dopředu. Algoritmus predikce počítá s indexací nájmu, změnami nájmu, změnami nájemců, slev, marketingových pobídek a s několika dalšími parametry. Navrhli jsme rozbalovací stromy pro zadávání a kontrolu rozpočtů, přibylo workflow, komentáře a vzdálená synchronizace se správci jednotlivých center.

Ve fázi realizace jsme vše naprogramovali podle zadání. Výstupy jsme napojili na vyčištěnou excelovou šablonu a spustili testování. Desetitisíce vzorců se smrskly na stovky a rozpočtový systém se nasadil v krátkém termínu 4 měsíců. Za provozu také probíhalo školení manažerů centrály a správců jednotlivých center a odlaďovaly se provozní výjimky. Rozpočet všech center se podařilo sestavit a odreportovat do nadnárodní centrály. V dalších letech se náročnost procesu rozpočtování a reportingu snížila několikanásobně a naopak přesnost a správnost údajů násobně vzrostla.  

Vše dostalo řád a kontrolu. Systém se dále rozrůstal a dnes již obsahuje komplexní plánování a reporting všech center a několik dalších agend. V systému sice jsou stovky políček, ale každé má svůj smysl a proces - vstup, výstup a kontrolu. Jen to je systém.

 


zpět

Reference

Tvorba rozsáhlého rezervačního, objednávkového, výměnného a prodejního systému pro nové vozy určeného pro zahraniční prodejní sítě Škoda Auto a SEAT. Poskytování komplexních služeb v oblasti systémového návrhu, vývoje a dlouhodobé údržby a rozvoje systému....

Tvorba systému BMS (Business Management Škoda) pro evidenci a následné zpracování ekonomických informací obchodníků prodejní sítě Škoda Auto externí poradenskou firmou. Princip systému spočívá ve sběru ekonomických dat jednotlivých prodejců, jejich vyhodnocení a porovnání s...

Tvorba intranetového systému SQS (Škoda Quality System), který je určen pro sběr a vyhodnocení dat o kvalitě aktuálně vyráběných vozů v reálném čase. Poskytli jsme služby v oblasti systémové analýzy, návrhu, vývoje, údržby a rozvoje systému. produktový list v PDF

Vývoj aplikace zajišťující kalkulaci cen střešních krytin, přípravu objednávek a faktur pro zákazníky. Systém je určen především pro smluvní partnery společnosti Bramac, kterým usnadňuje přípravu stavebních zakázek. 

Cílem projektu bylo vytvořit informační systém pro cenotvorbu, nastavení procesu pro prodej nových bytů, rodinných domů a parcel a poskytnutí second-level hotline, technické podpory a komplexního outsourcingu provozu softwarové a hardwarové infrastruktury systému. Informační systém...

Součástí informačního systému pro on-line prezentaci nejen produktů společnosti (domy, byty a parcely) je redakční modul, který čerpá data přímo z databáze systému CMS CG a umožňuje snadné nastavení zobrazovaných informací, správu verzování publikovaných dat. Umožňuje vytvoření...

Společnost DEFINITY Systems se podílela na vývoji extranetového řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany produktovodů společnosti Čepro. Přínosy řešení: Řešení přispívá k včasnému odhalování potenciálních defektů potrubí, čímž...

Implementace extranetového řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany plynovodů pro distribuční společnosti E.On. Systém sdružuje data z celé této oblasti s cílem usnadnit kontrolu a řízení procesů katodové ochrany na úrovni celé sledované soustavy. ...

Tvorba distribuovaného účetního a ekonomického systému pro jídelny sítě Eurest. Prostřednictvím systému se provádí sběr a zpracování účetních dat a příprava fakturace poboček sítě Eurest.  Přínosy: Umožnění elektronického sběru dat z jednotlivých závodů Eurest...

Specializovaný obchodní (B2B) a konfigurační systém vyvinula společnost DEFINITY Systems pro potřeby prodejní sítě Hewlett-Packard. Systém vytváří on-line kanál pro distribuci serverů HP ProLiant a veškerého příslušenství. Přínosy: Systém realizuje přímou vazbu mezi výrobním...

Společnost DEFINITY Systems vytvořila pro Konica Minolta specializovaný kalkulační nástroj pro výpočet tiskových nákladů a následný návrh jejich optimalizace.   Vyjádření klienta:   "Služba KM eDOC, která výrazně pomáhá našim konzultantům a obchodníkům...

Tým DEFINITY Systems vyvinul extranetové řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany plynovodů pro distribuční společnosti RWE Energy Czech Republic. Přínosy: Systém přispívá k včasnému odhalování potenciálních defektů potrubí, čímž...

Tým DEFIINITY Systems vyvinul extranetové řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany produktovodů společnosti MERO. Přínosy Systém přispívá k včasnému odhalování potenciálních defektů potrubí, čímž předchází potenciálním ekologickým a...

Rozsah projektu: Tvorba podnikového informačního systému pro sledování a vyhodnocování produktivity a efektivity výroby (pro výrobní závod Zruč). Poskytování second-level hot-line a technické podpory. Průběžná údržba a rozvoj software.

Rozsah projektu: Tvorba on-line rezervačního a prodejního systému pro celostátní prodejní sítě vstupenek TICKET ART CZ, PL a SK. Poskytování komplexních služeb v oblasti systémové analýzy, návrhu, vývoje a dlouhodobé údržby a rozvoje systému.  Vývoj...

Tvorba rozsáhlého rezervačního, objednávkového, výměnného a prodejního systému pro nové vozy určeného pro zahraniční prodejní sítě Škoda Auto a SEAT. Poskytování komplexních služeb v oblasti systémového návrhu, vývoje a dlouhodobé údržby a rozvoje systému....

Tvorba systému SEFI, který eviduje a zpracovává poruchy a problémy nových automobilů. Přínos systému spočívá ve schopnosti sledovat poruchovost v globálním měřítku, čímž umožňuje rychle analyzovat, jakým způsobem upravit výrobní postupy, aby se zjištěná poruchovost snížila. Přínos...

Projekt Web CCS: Web CCS je specializovaný systém, který zajišťuje podporu procesu tvorby rozpočtů a prognóz v elektronické podobě a jejich následný oběh mezi odpovědnými osobami, včetně zajištění schvalovacího procesu. Systém automaticky vyhodnocuje odchylky v rozpočtech jednotlivých...

Vytvoření informačního systému  AIS (Asset Management Information System) Budget  pro podporu procesů tvorby rozpočtů komerčních budov a jejich schvalování. Výchozí situace: Rozpočet byl schvalován pomocí komplexního excelovského souboru. Časově náročné ruční...

Mobilní verze projektu Karta života ZP211 umožňuje pojištěncům  Zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra České republiky získat okamžitý přístup k informacím o svém zdravotním stavu. Každý vlastník Karty života zde má uložené záznamy o alergiích, chronických onemocněních,...

Základní funkcí systému SPH je administrace elektronických hodnotících formulářů pracovníků úseku letového provozu a jejich následné vyhodnocení na základě přidělených kompetencí. Systém je vyvinut jako kombinace webové aplikace pro sběr formulářů a desktopové aplikace pro jejich...

Nahrazení a rozšíření informačního systému AIS (Asset Management Information System) Report pro reporting finančních a provozních údajů z komerčních budov v centrální a východní Evropě. Výchozí situace: Již existoval systém vyvinutý najatým samostatným vývojářem....

Rozpočtování, controlling a forecasting je díky tomu dnes v CZ LOKO bezpečnější, s menší chybovostí a bez závislosti na MS Excel souborech. Finanční řízení není v rámci holdingu jednoduchou záležitostí. Musí pojmout 25 nákladových středisek a 200 rozpočtových účtů,...

Eurest řešil problémy s rozpočtovými a reportingovými procesy . Firma se potýkala se složitostí a chybovostí procesů, spojených s budgety a reporty pomocí souborů MS Excel. Závody posílaly svoje rozpočty vyplněné v Excelu, které pak musely být pracně nahrávány do informačního systému...

Vyjádření klienta: "Našemu kontrolingovému oddělení Fimis plně vyhovuje svojí přizpůsobivostí a mírou detailu zároveň. Plánování a řízení desítek nákladových středisek se tak stalo efektivnější díky okamžité konsolidaci a porovnání hodnot plánů a účetní skutečnosti."...

Společnost DEFINITY Systems provedla implementaci zakázkového informačního systému Lab Management Software ve společnosti EMERSON Climate Technologies s.r.o. Výsledkem je usnadnění a zefektivnění spolupráce mezi oddělením inženýringu a testovací laboratoří a snížení nákladů na zařízení a...

CMI Fakturační systém sloužící ke zpracování faktur, evidenci faktur a pokladních dokladů na základě objednávek vytvořených v systému PS2 popř. faktur doručených od klientů a dodavatelů. PS2 Provozní systém pro evidenci objednávek na základě plánování a pro...

Systém HRA byl vyvinut pro HR oddělení za účelem přehledu o docházce a přítomnosti zaměstnanců, žádostí o dovolenou a plánování služebních cest. Na základě administrace lze vytvářet exporty pro další zpracování. Systém je vyvinut jako webová aplikace pro firemní intranet/extranet....

Systém MEC Smart Metering vyřešil společnosti HEC Services, s.r.o. problém povinnostmi hlášení údajů o spotřebě elektrické energie. Usnadnil fakturaci odběratelům, přehled o vytížení distribuční sítě a odhalení kritických míst v rámci distribuce elektrické energie. Kromě toho systém...

Společnost Lundegaard hledala nástroj, se kterým by bylo možné mít firemní plánování pod kontrolou i po chystaném organizačním rozdělení společnosti na střediska.  Nasazení FIMISu zabránilo očekávané neúměrné náročnosti v plánování v MS Excel a hrozícímu nárůstu...

Super Zoubek je aplikací na čištění zoubků pro děti od 3 do 5 let. Super Zoubek má dětem hlavně přinést zábavu při čištění zoubků! Super Zoubek motivuje děti k pravidelnému čištění zoubků. Naučí se formou hry čistit si zoubky metodou čištění kousací, vnější a vnitřní plochy...

Informační systém CEPSIS je specializovaný systém, který zajišťuje pokročilou podporu procesů napříč celou společností CEPS. Aplikace je tvořena z několika sekcí, které jsou vzájemně provázány.  Mezi velmi důležité sekce patří ekonomika, assets, výkazy a reporty....

Informační systém EVLID byl realizován jako webová aplikace s inovativním uživatelským rozhraním usnadňujícím uživatelům každodenní práci se systémem. Klíčová část produktu umožňuje detailní evidenci členů politické strany. V neposlední řadě je dodané řešení integrováno do...

Realizovali jsme desítky SW řešení
v mnoha oborech.

S čím tedy můžeme pomoci vám?

*