Blog

Plánujete finance v Excelu? Trápit se není třeba!

12. 10. 2015

Autor: Petr Hulmák, ředitel DEFINITY Systems

Plánování je dřina. Každý, kdo to někdy v životě zkusil, ví, že dobré finanční plánování je základním kamenem zdravého fungování firmy. I já jsem svoje první zkušenosti s plánováním nabyl u nás ve firmě. Prošli jsme si několika úskalími, díky nim jsme ale dnes o mnoho dál. Zde je náš reálný příběh.

Na počátku bylo Slovo (a Excel)

Na začátku, když nás bylo jen pár, plánování financí nás moc nezajímalo. Soustředili jsme se na to, co nás živilo a bavilo: vývoj software. Bavilo nás vymýšlet co nejlepší řešení pro zákazníka, starat se o něj a dál rozvíjet náš vypiplaný software. Nikdo z nás nebyl ekonom. Zákazníků přibývalo, firma se rozrostla, peněz na účtu bylo dostatek, když najednou… přišla první krize. Jeden z velkých zákazníků, který tvořil 50% obratu, se dostal do potíží. Přestal objednávat vývojové práce a začal odebírat pouze podporu. Naše budoucnost byla v tu ránu ohrožena.

Jak moc jsme ale ohroženi? Bylo třeba začít rychle počítat. Intuitivně jsme se chopili Excelu a sestavili tabulku, která nám odhadovala zůstatky na účtu na příštích několik měsíců. Záhy se ukázalo, že situace není vůbec růžová. Museli jsme zahájit radikální kroky, ale darem nám byly tři cenné lekce přežití.

Tři lekce přežití

Lekce 1: Nutnost propustit část zaměstnanců. Šlo o naše první propouštění. Nic příjemného. Tým, který jsme několik předchozích let piplali a ladili, jsme najednou museli bourat. Bez okamžitého „odhození zátěže“ bychom ale v tu chvíli nepřežili.

Lekce 2: Začít okamžitě hledat další zákazníky a doplnit chybějící tržby. Kdo bude ale obchodovat? Říkali jsme si: „My jsme přeci programátoři, a ne obchodníci“! Pokud jsme však chtěli dále programovat a být svobodní, pak se nedalo nic jiného dělat. Museli jsme nechuť k obchodování překousnout, naučit se nabízet a prodávat.

Lekce 3: Vytvořit si rychle finanční rezervu. To byla obzvlášť tvrdá lekce. V době, kdy jsme rezervu potřebovali, banky vůbec nebyly vstřícné k menším firmám. Obzvláště ne k těm, které „pracovaly jen hlavou“. Vzali jsme si tedy náš první kontokorent. Ručili jsme našimi domy v několikanásobně vyšší hodnotě než kontokorent, který nám banka poskytla.

Cash je král

Zmíněnou excelovskou tabulku jsme narychlo sestavili, udržovali stále v pohotovosti a každý týden aktualizovali. Až později jsme zjistili, že jsme intuitivně použili metodu kombinovaného nepřímého cashflow. Vypočtené budoucí zůstatky na účtu nás motivovaly. Tabulku jsme zabudovali do denní operativy a sdíleli jsme ji každý týden na poradách. A nestálo to ani moc úsilí.

Situace se začala obracet. Zákazníci přibývali, peníze na účtu taktéž. Kontokorent jsme nakonec ani moc nepotřebovali. Ale pro jistotu jsme si jej nechali. A excelovskou tabulku také. Tato zkušenost nás naučila být neustále ve střehu a mít v kterémkoli okamžiku k dispozici odhad, kolik bude na účtu v následujících šesti měsících. To nám přidávalo na klidu.

Excel již nestačí

Později jsme náš excelovský předpovídací systém vylepšili a automatizovali. Začali jsme exportovat výsledky z účetnictví pro porovnání s plánem. Když jsme si pořídili systém CRM, začalo nám být jasné, že odhady budoucích tržeb stačí snadno vyexportovat do excelovské tabulky na stranu příjmů. Časem vznikla i nákladová střediska. Rozmnožili jsme tedy tabulku pro každé nákladové středisko. V Excelu je to tak snadné. Začali jsme sledovat kromě zůstatku na účtu i budoucí zisk. Začaly nás zajímat i další KPI - třeba obrat na zaměstnance. Jsme projektová firma, bylo by fajn umět sledovat i zisk na jednotlivých projektech. Požadavky na náš excelovský systém se začaly množit. Excelů přibývalo a tím i vzájemných propojení.

Nevěřím tomu

Začaly se objevovat první problémy. Excely byly uloženy na centrálním serveru. Musely však být stále propojené. Čas od času se stalo, že propojení nezafungovalo. Občas se někomu podařilo propojit špatné Excely, anebo na chybné buňky. Jednou jsme zjistili, že v Excelu u jednoho nákladového střediska byla chyba ve vzorci a několik měsíců si toho nikdo nevšiml. Přitom v ostatních střediscích byl vzorec správně. Přestávali jsme Excelu věřit. Jistota jediné tabulky se postupně vytrácela s tím, jak se data rozmělňovala do více a více excelovských tabulek.

Nejsme v tom sami

Zjistili jsme, že podobný problém (ve větším měřítku) řeší jeden náš významný zákazník. Jeho nákladová střediska byla rozprostřena v několika zemích střední a východní Evropy. Ačkoli byl vybaven tím nejlepším účetním softwarem, které jistě plánovat umí, plánoval stále v Excelu. Bylo to logické, proč by měl kupovat drahé licence účetního software lidem na pobočkách, kteří jej využijí jednou, dvakrát za čtvrtletí? Proč by si mělo jejich IT přidělávat práci a objíždět pobočky, instalovat a školit lidi z provozu na složitý účetní systém? Jednodušší bylo vytvořit jednoduché excelovské tabulky, naplnit je daty z účetnictví, jednou za čtvrtletí je rozeslat a požádat o vyplnění odhadů na další čtvrtletí.

Krize jako motor pokroku

Mohlo jim vše fungovat stejně dodnes, nebýt ekonomické krize. Zákazník najednou zjistil, že jeho podnikání přestává být stabilní, a začal přemýšlet, jak dělat odhady častěji než jen jednou za čtvrtletí. Spočítal si, že by musel přijmout další pracovní sílu, aby zvládnul odhadovat měsíčně. Problémem byly Excely a nutnost jejich konsolidace ze všech nákladových středisek, tzn. ze všech poboček. Obrátil se na nás s myšlenkou, zda bychom mu mohli nějak pomoci.

Bez Excelu

Společně jsme navrhli jednoduchý webový systém pro sběr odhadů a zpětné zasílání účetních dat. Za pár týdnů byl systém na světě. Zákazník s úlevou zahodil Excely a plynule přešel na měsíční odhady. Se stávajícím počtem lidí a bez navýšení nákladů. Investice do software se mu vrátila za 4 měsíce.

Už opět věříme

Nápad se nám natolik zalíbil, že jsme se rozhodli systém adoptovat a rozvinout. A jelikož se chceme podělit o toto know-how i s ostatními a ulehčit tak jejich trápení s Excely, vytvořili jsme zcela novou verzi  a dali jí jméno FIMIS (Finanční Manažerský informační systém). FIMIS nám vyřešil náš Excel Hell problém. Už žádné chyby ve vzorcích nebo chybějících propojeních. Již můžeme finančním datům opět věřit. Data o budoucnosti sdílíme napříč firmou. Už žádné emaily nebo tištěné reporty. Na poradách se díváme do FIMISu on-line. Všichni jsme v obraze a všichni společně tvoříme a sdílíme naši budoucnost. FIMIS je k okamžitě dispozici jako na www.fimis.cz. Stačí pár kliknutí a firma může elegantně plánovat. Ti náročnější mohou FIMIS využít i jako klasické krabicové řešení s instalací na vlastním hardware.  Zájem dalších firem ukazuje, že toto je správná cesta.


zpět

Reference

Tvorba rozsáhlého rezervačního, objednávkového, výměnného a prodejního systému pro nové vozy určeného pro zahraniční prodejní sítě Škoda Auto a SEAT. Poskytování komplexních služeb v oblasti systémového návrhu, vývoje a dlouhodobé údržby a rozvoje systému....

Tvorba systému BMS (Business Management Škoda) pro evidenci a následné zpracování ekonomických informací obchodníků prodejní sítě Škoda Auto externí poradenskou firmou. Princip systému spočívá ve sběru ekonomických dat jednotlivých prodejců, jejich vyhodnocení a porovnání s...

Tvorba intranetového systému SQS (Škoda Quality System), který je určen pro sběr a vyhodnocení dat o kvalitě aktuálně vyráběných vozů v reálném čase. Poskytli jsme služby v oblasti systémové analýzy, návrhu, vývoje, údržby a rozvoje systému. produktový list v PDF

Vývoj aplikace zajišťující kalkulaci cen střešních krytin, přípravu objednávek a faktur pro zákazníky. Systém je určen především pro smluvní partnery společnosti Bramac, kterým usnadňuje přípravu stavebních zakázek. 

Cílem projektu bylo vytvořit informační systém pro cenotvorbu, nastavení procesu pro prodej nových bytů, rodinných domů a parcel a poskytnutí second-level hotline, technické podpory a komplexního outsourcingu provozu softwarové a hardwarové infrastruktury systému. Informační systém...

Součástí informačního systému pro on-line prezentaci nejen produktů společnosti (domy, byty a parcely) je redakční modul, který čerpá data přímo z databáze systému CMS CG a umožňuje snadné nastavení zobrazovaných informací, správu verzování publikovaných dat. Umožňuje vytvoření...

Společnost DEFINITY Systems se podílela na vývoji extranetového řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany produktovodů společnosti Čepro. Přínosy řešení: Řešení přispívá k včasnému odhalování potenciálních defektů potrubí, čímž...

Implementace extranetového řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany plynovodů pro distribuční společnosti E.On. Systém sdružuje data z celé této oblasti s cílem usnadnit kontrolu a řízení procesů katodové ochrany na úrovni celé sledované soustavy. ...

Tvorba distribuovaného účetního a ekonomického systému pro jídelny sítě Eurest. Prostřednictvím systému se provádí sběr a zpracování účetních dat a příprava fakturace poboček sítě Eurest.  Přínosy: Umožnění elektronického sběru dat z jednotlivých závodů Eurest...

Specializovaný obchodní (B2B) a konfigurační systém vyvinula společnost DEFINITY Systems pro potřeby prodejní sítě Hewlett-Packard. Systém vytváří on-line kanál pro distribuci serverů HP ProLiant a veškerého příslušenství. Přínosy: Systém realizuje přímou vazbu mezi výrobním...

Společnost DEFINITY Systems vytvořila pro Konica Minolta specializovaný kalkulační nástroj pro výpočet tiskových nákladů a následný návrh jejich optimalizace.   Vyjádření klienta:   "Služba KM eDOC, která výrazně pomáhá našim konzultantům a obchodníkům...

Tým DEFINITY Systems vyvinul extranetové řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany plynovodů pro distribuční společnosti innogy Energie. Přínosy: Systém přispívá k včasnému odhalování potenciálních defektů potrubí, čímž předchází...

Tým DEFIINITY Systems vyvinul extranetové řešení pro evidenci, zpracování a analýzu dat protikorozní katodové ochrany produktovodů společnosti MERO. Přínosy Systém přispívá k včasnému odhalování potenciálních defektů potrubí, čímž předchází potenciálním ekologickým a...

Rozsah projektu: Tvorba podnikového informačního systému pro sledování a vyhodnocování produktivity a efektivity výroby (pro výrobní závod Zruč). Poskytování second-level hot-line a technické podpory. Průběžná údržba a rozvoj software.

Rozsah projektu: Tvorba on-line rezervačního a prodejního systému pro celostátní prodejní sítě vstupenek TICKET ART CZ, PL a SK. Poskytování komplexních služeb v oblasti systémové analýzy, návrhu, vývoje a dlouhodobé údržby a rozvoje systému.  Vývoj...

Tvorba rozsáhlého rezervačního, objednávkového, výměnného a prodejního systému pro nové vozy určeného pro zahraniční prodejní sítě Škoda Auto a SEAT. Poskytování komplexních služeb v oblasti systémového návrhu, vývoje a dlouhodobé údržby a rozvoje systému....

Tvorba systému SEFI, který eviduje a zpracovává poruchy a problémy nových automobilů. Přínos systému spočívá ve schopnosti sledovat poruchovost v globálním měřítku, čímž umožňuje rychle analyzovat, jakým způsobem upravit výrobní postupy, aby se zjištěná poruchovost snížila. Přínos...

Projekt Web CCS: Web CCS je specializovaný systém, který zajišťuje podporu procesu tvorby rozpočtů a prognóz v elektronické podobě a jejich následný oběh mezi odpovědnými osobami, včetně zajištění schvalovacího procesu. Systém automaticky vyhodnocuje odchylky v rozpočtech jednotlivých...

Vytvoření informačního systému  AIS (Asset Management Information System) Budget  pro podporu procesů tvorby rozpočtů komerčních budov a jejich schvalování. Výchozí situace: Rozpočet byl schvalován pomocí komplexního excelovského souboru. Časově náročné ruční...

Mobilní verze projektu Karta života ZP211 umožňuje pojištěncům  Zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra České republiky získat okamžitý přístup k informacím o svém zdravotním stavu. Každý vlastník Karty života zde má uložené záznamy o alergiích, chronických onemocněních,...

Základní funkcí systému SPH je administrace elektronických hodnotících formulářů pracovníků úseku letového provozu a jejich následné vyhodnocení na základě přidělených kompetencí. Systém je vyvinut jako kombinace webové aplikace pro sběr formulářů a desktopové aplikace pro jejich...

Nahrazení a rozšíření informačního systému AIS (Asset Management Information System) Report pro reporting finančních a provozních údajů z komerčních budov v centrální a východní Evropě. Výchozí situace: Již existoval systém vyvinutý najatým samostatným vývojářem....

Rozpočtování, controlling a forecasting je díky tomu dnes v CZ LOKO bezpečnější, s menší chybovostí a bez závislosti na MS Excel souborech. Finanční řízení není v rámci holdingu jednoduchou záležitostí. Musí pojmout 25 nákladových středisek a 200 rozpočtových účtů,...

Eurest řešil problémy s rozpočtovými a reportingovými procesy . Firma se potýkala se složitostí a chybovostí procesů, spojených s budgety a reporty pomocí souborů MS Excel. Závody posílaly svoje rozpočty vyplněné v Excelu, které pak musely být pracně nahrávány do informačního systému...

Vyjádření klienta: "Našemu kontrolingovému oddělení Fimis plně vyhovuje svojí přizpůsobivostí a mírou detailu zároveň. Plánování a řízení desítek nákladových středisek se tak stalo efektivnější díky okamžité konsolidaci a porovnání hodnot plánů a účetní skutečnosti."...

Společnost DEFINITY Systems provedla implementaci zakázkového informačního systému Lab Management Software ve společnosti EMERSON Climate Technologies s.r.o. Výsledkem je usnadnění a zefektivnění spolupráce mezi oddělením inženýringu a testovací laboratoří a snížení nákladů na zařízení a...

CMI Fakturační systém sloužící ke zpracování faktur, evidenci faktur a pokladních dokladů na základě objednávek vytvořených v systému PS2 popř. faktur doručených od klientů a dodavatelů. PS2 Provozní systém pro evidenci objednávek na základě plánování a pro...

Systém HRA byl vyvinut pro HR oddělení za účelem přehledu o docházce a přítomnosti zaměstnanců, žádostí o dovolenou a plánování služebních cest. Na základě administrace lze vytvářet exporty pro další zpracování. Systém je vyvinut jako webová aplikace pro firemní intranet/extranet....

Systém MEC Smart Metering vyřešil společnosti HEC Services, s.r.o. problém povinnostmi hlášení údajů o spotřebě elektrické energie. Usnadnil fakturaci odběratelům, přehled o vytížení distribuční sítě a odhalení kritických míst v rámci distribuce elektrické energie. Kromě toho systém...

Společnost Lundegaard hledala nástroj, se kterým by bylo možné mít firemní plánování pod kontrolou i po chystaném organizačním rozdělení společnosti na střediska.  Nasazení FIMISu zabránilo očekávané neúměrné náročnosti v plánování v MS Excel a hrozícímu nárůstu...

Super Zoubek je aplikací na čištění zoubků pro děti od 3 do 5 let. Super Zoubek má dětem hlavně přinést zábavu při čištění zoubků! Super Zoubek motivuje děti k pravidelnému čištění zoubků. Naučí se formou hry čistit si zoubky metodou čištění kousací, vnější a vnitřní plochy...

Informační systém CEPSIS je specializovaný systém, který zajišťuje pokročilou podporu procesů napříč celou společností CEPS. Aplikace je tvořena z několika sekcí, které jsou vzájemně provázány.  Mezi velmi důležité sekce patří ekonomika, assets, výkazy a reporty....

Informační systém EVLID byl realizován jako webová aplikace s inovativním uživatelským rozhraním usnadňujícím uživatelům každodenní práci se systémem. Klíčová část produktu umožňuje detailní evidenci členů politické strany. V neposlední řadě je dodané řešení integrováno do...

Sdružení evropský tiskových agentur pro správu a distribuci sportovních výsledků, využívá IS Sport Edit, pro kompletní proces od zadání a import sportovních výsledků a přidružených dat až po výslednou distribuci třetím stranám. Projektu se účastnila celá řada tiskových agentur...

Realizovali jsme desítky SW řešení
v mnoha oborech.

S čím tedy můžeme pomoci vám?