Plánujete finance v Excelu? Trápit se není třeba!
12. 10. 2015
Autor: Petr Hulmák, ředitel DEFINITY Systems
Plánování je dřina. Každý, kdo to někdy v životě zkusil, ví, že dobré finanční plánování je základním kamenem zdravého fungování firmy. I já jsem svoje první zkušenosti s plánováním nabyl u nás ve firmě. Prošli jsme si několika úskalími, díky nim jsme ale dnes o mnoho dál. Zde je náš reálný příběh.
Na počátku bylo Slovo (a Excel)
Na začátku, když nás bylo jen pár, plánování financí nás moc nezajímalo. Soustředili jsme se na to, co nás živilo a bavilo: vývoj software. Bavilo nás vymýšlet co nejlepší řešení pro zákazníka, starat se o něj a dál rozvíjet náš vypiplaný software. Nikdo z nás nebyl ekonom. Zákazníků přibývalo, firma se rozrostla, peněz na účtu bylo dostatek, když najednou… přišla první krize. Jeden z velkých zákazníků, který tvořil 50% obratu, se dostal do potíží. Přestal objednávat vývojové práce a začal odebírat pouze podporu. Naše budoucnost byla v tu ránu ohrožena.
Jak moc jsme ale ohroženi? Bylo třeba začít rychle počítat. Intuitivně jsme se chopili Excelu a sestavili tabulku, která nám odhadovala zůstatky na účtu na příštích několik měsíců. Záhy se ukázalo, že situace není vůbec růžová. Museli jsme zahájit radikální kroky, ale darem nám byly tři cenné lekce přežití.
Tři lekce přežití
Lekce 1: Nutnost propustit část zaměstnanců. Šlo o naše první propouštění. Nic příjemného. Tým, který jsme několik předchozích let piplali a ladili, jsme najednou museli bourat. Bez okamžitého „odhození zátěže“ bychom ale v tu chvíli nepřežili.
Lekce 2: Začít okamžitě hledat další zákazníky a doplnit chybějící tržby. Kdo bude ale obchodovat? Říkali jsme si: „My jsme přeci programátoři, a ne obchodníci“! Pokud jsme však chtěli dále programovat a být svobodní, pak se nedalo nic jiného dělat. Museli jsme nechuť k obchodování překousnout, naučit se nabízet a prodávat.
Lekce 3: Vytvořit si rychle finanční rezervu. To byla obzvlášť tvrdá lekce. V době, kdy jsme rezervu potřebovali, banky vůbec nebyly vstřícné k menším firmám. Obzvláště ne k těm, které „pracovaly jen hlavou“. Vzali jsme si tedy náš první kontokorent. Ručili jsme našimi domy v několikanásobně vyšší hodnotě než kontokorent, který nám banka poskytla.
Cash je král
Zmíněnou excelovskou tabulku jsme narychlo sestavili, udržovali stále v pohotovosti a každý týden aktualizovali. Až později jsme zjistili, že jsme intuitivně použili metodu kombinovaného nepřímého cashflow. Vypočtené budoucí zůstatky na účtu nás motivovaly. Tabulku jsme zabudovali do denní operativy a sdíleli jsme ji každý týden na poradách. A nestálo to ani moc úsilí.
Situace se začala obracet. Zákazníci přibývali, peníze na účtu taktéž. Kontokorent jsme nakonec ani moc nepotřebovali. Ale pro jistotu jsme si jej nechali. A excelovskou tabulku také. Tato zkušenost nás naučila být neustále ve střehu a mít v kterémkoli okamžiku k dispozici odhad, kolik bude na účtu v následujících šesti měsících. To nám přidávalo na klidu.
Excel již nestačí
Později jsme náš excelovský předpovídací systém vylepšili a automatizovali. Začali jsme exportovat výsledky z účetnictví pro porovnání s plánem. Když jsme si pořídili systém CRM, začalo nám být jasné, že odhady budoucích tržeb stačí snadno vyexportovat do excelovské tabulky na stranu příjmů. Časem vznikla i nákladová střediska. Rozmnožili jsme tedy tabulku pro každé nákladové středisko. V Excelu je to tak snadné. Začali jsme sledovat kromě zůstatku na účtu i budoucí zisk. Začaly nás zajímat i další KPI - třeba obrat na zaměstnance. Jsme projektová firma, bylo by fajn umět sledovat i zisk na jednotlivých projektech. Požadavky na náš excelovský systém se začaly množit. Excelů přibývalo a tím i vzájemných propojení.
Nevěřím tomu
Začaly se objevovat první problémy. Excely byly uloženy na centrálním serveru. Musely však být stále propojené. Čas od času se stalo, že propojení nezafungovalo. Občas se někomu podařilo propojit špatné Excely, anebo na chybné buňky. Jednou jsme zjistili, že v Excelu u jednoho nákladového střediska byla chyba ve vzorci a několik měsíců si toho nikdo nevšiml. Přitom v ostatních střediscích byl vzorec správně. Přestávali jsme Excelu věřit. Jistota jediné tabulky se postupně vytrácela s tím, jak se data rozmělňovala do více a více excelovských tabulek.
Nejsme v tom sami
Zjistili jsme, že podobný problém (ve větším měřítku) řeší jeden náš významný zákazník. Jeho nákladová střediska byla rozprostřena v několika zemích střední a východní Evropy. Ačkoli byl vybaven tím nejlepším účetním softwarem, které jistě plánovat umí, plánoval stále v Excelu. Bylo to logické, proč by měl kupovat drahé licence účetního software lidem na pobočkách, kteří jej využijí jednou, dvakrát za čtvrtletí? Proč by si mělo jejich IT přidělávat práci a objíždět pobočky, instalovat a školit lidi z provozu na složitý účetní systém? Jednodušší bylo vytvořit jednoduché excelovské tabulky, naplnit je daty z účetnictví, jednou za čtvrtletí je rozeslat a požádat o vyplnění odhadů na další čtvrtletí.
Krize jako motor pokroku
Mohlo jim vše fungovat stejně dodnes, nebýt ekonomické krize. Zákazník najednou zjistil, že jeho podnikání přestává být stabilní, a začal přemýšlet, jak dělat odhady častěji než jen jednou za čtvrtletí. Spočítal si, že by musel přijmout další pracovní sílu, aby zvládnul odhadovat měsíčně. Problémem byly Excely a nutnost jejich konsolidace ze všech nákladových středisek, tzn. ze všech poboček. Obrátil se na nás s myšlenkou, zda bychom mu mohli nějak pomoci.
Bez Excelu
Společně jsme navrhli jednoduchý webový systém pro sběr odhadů a zpětné zasílání účetních dat. Za pár týdnů byl systém na světě. Zákazník s úlevou zahodil Excely a plynule přešel na měsíční odhady. Se stávajícím počtem lidí a bez navýšení nákladů. Investice do software se mu vrátila za 4 měsíce.
Už opět věříme
Nápad se nám natolik zalíbil, že jsme se rozhodli systém adoptovat a rozvinout. A jelikož se chceme podělit o toto know-how i s ostatními a ulehčit tak jejich trápení s Excely, vytvořili jsme zcela novou verzi a dali jí jméno FIMIS (Finanční Manažerský informační systém). FIMIS nám vyřešil náš Excel Hell problém. Už žádné chyby ve vzorcích nebo chybějících propojeních. Již můžeme finančním datům opět věřit. Data o budoucnosti sdílíme napříč firmou. Už žádné emaily nebo tištěné reporty. Na poradách se díváme do FIMISu on-line. Všichni jsme v obraze a všichni společně tvoříme a sdílíme naši budoucnost. FIMIS je k okamžitě dispozici jako na www.fimis.cz. Stačí pár kliknutí a firma může elegantně plánovat. Ti náročnější mohou FIMIS využít i jako klasické krabicové řešení s instalací na vlastním hardware. Zájem dalších firem ukazuje, že toto je správná cesta.
zpět
