Systém pro řízení projektů vhodný pro menší a střední projektově orientované firmy

WebProject je nástroj pro podporu vedení projektů v prostředí intranetu / internetu. Je určen pro komunikaci mezi vedoucími projektu, pracovníky a jejich zákazníky, popř. uživateli. Eviduje základní údaje o klientech, projektech i zaměstnancích, lze v něm vést přesný záznam o stavu projektu, odpracovaných hodinách, nákladech, hlídat docházku zaměstnanců a vše v nejrůznějších sestavách reportovat.

Díky prostředí intranetu / internetu WebProject umožňuje, aby jednotliví členové pracovních týmů pracovali jak lokálně v jedné kanceláři nebo v jedné budově, tak byli rozmístěni kdekoli po Internetu (např. doma). Přesto má vedoucí projektu okamžitý přehled o jejich činnosti, o faktickém i ekonomickém stavu projektu a odpracovaných hodinách. WebProject je kompletně webová aplikace, takže uživatel není nucen instalovat jakékoli speciální programy, stačí pouze internetový prohlížeč.

WebProject lze použít pro realizaci a sledování jakýchkoli projektů, na kterém spolupracuje více pracovníků. Výhodou WebProjectu je i možnost zapojení zákazníků nebo uživatelů (odběratelů), pro které je projekt realizován. Zákazník touto cestou může aktivně vstupovat do vymezených částí projektových prací. Např. zadávat své připomínky, nové požadavky, chyby v projektu, na které během zkušebního provozu narazil.

Projekty a zákazníci

• neomezený počet zákazníků
• neomezený počet projektů
• přiřazení každému projektu zodpovědné pracovníky

Základem WebProjectu je definice projektu. Kromě standardních údajů, jako jsou ID či název projektu, má každý projekt přiřazeny i údaje o zodpovědných osobách, ekonomické údaje, předpokládaný čas dokončení projektu a údaj o zákazníkovi, který si projekt objednal, dle kterého se projekty dále sdružují. Lze pak sledovat i celkový stav spolupráce se zákazníkem přes všechny projekty.

Pracovníci a týmy

• neomezený počet uživatelů
• přiřazení funkce a tím i práv uživatelům
• přiřazení ekonomických údajů pracovníkům
• přiřazení pracovního týmu na projekt

Každý pracovník má ve WebProjectu svoje uživatelské konto umožňující přístup. Každý pracovník má přiřazenu funkci, která mu přináší určitá práva. Např. funkce vedoucí projektu umožňuje přístup k informacím o celém projektu a o všech pracovnících projektového týmu. Naproti tomu pracovník nebo programátor má přístup pouze k informacím určeném pouze pro něj. Kromě uživatelů definuje WebProject pro každý projekt i pracovní tým. Každý pracovník může být součástí jednoho nebo i více pracovních týmů. Zákazník nebo uživatel může mít po přihlášení z internetu právo pouze zadávat připomínky či nové požadavky k jemu přiřazenému projektu.

Úkoly, události

• úkoly
• události
• hlášení o vynaloženém času
• vlastní stavy a typy úkolů a událostí

Úkoly a události tvoří jádro WebProjectu. Začátek jakékoli činnosti v rámci projektu je zahájen zadáním úkolu. Úkoly zadává obvykle vedoucí projektu, ale může ho zadat (dle práv) i jiný pracovník, směrovány jsou pak členu projektového týmu nebo i vedoucímu projektu. Úkoly může zadávat např. i zákazník (hlášení chyb, nové zadání apod.). Každý úkol má indikátor aktuálního stavu. Stavy mohou být i uživatelsky definovatelné, např.: Zadáno k realizaci, Realizuje se, Testuje se, Připraveno k předání, atd. Další vlastností úkolu je i priorita ovlivňují pořadí realizace úkolu. Podle těchto a dalších atributů lze seznamy úkolů filtrovat, řadit a generovat různé sestavy, ze kterých má vedoucí projektu okamžitý přehled o celkovém stavu projektu a pracovník přehled o náplni své práce.

V průběhu realizace úkolu vznikají různé události. Událostmi jsou například hlášení pracovníka o času stráveném na daném úkolu. Tato hlášení se stávají předmětem přehledů o odpracovaných hodinách a o průběžném sledování nákladů projektu a díky pravidelnému doplňování ve spojení s údaji o nákladové sazbě pracovníka umožňují aktuální sledování ekonomického stavu projektu. Dalšími událostmi mohou být např. připomínky ze strany pracovníka, upřesňující požadavky vedoucího projektu, připomínky zákazníka apod. Tyto události se připojují k dané zakázce ve formě podobné diskusnímu fóru.

Užitečnou funkcí je možnost vytvoření osobního seznamu úkolů a tím zajistit jeho rychlý výběr.

Reporty

WebProject dává k dispozici množství různých přehledů a sestav. Přístupné jsou uživatelům dle práv. Pomocí generátoru reportů pak je možno doplnit nové reporty na přání zákazníka. Základní reporty jsou součástí HTML klienta WebProjectu, nové pak můžeme na zakázku doplnit, včetně grafických prvků, jako jsou například grafy.

WebProject obsahuje tyto základní reporty:

• okamžitý a přehled stavu projektu a všech aktuálních úkolů s možnostmi:
  • filtrování a řazení podle odpovědného pracovníka
  • filtrování a řazení podle priority úkolu
  • filtrování a řazení podle aktuálních stavů úkolů
• historie plnění jednotlivých úkolů
• okamžitý přehled denní činnosti přihlášeného uživatele
• přehledy odpracovaných hodin (časových nákladů) s možností:
  • s / bez rozpisu činností a hodin od / do
  • za časové období den / týden / měsíc / čtvrtletí / rok
  • pro jednotlivce / pracovní skupiny / moduly / projekty
• libovolné další uživatelsky definovatelné sestavy pomocí generátoru sestav

Integrace a customizace

WebProject je vytvořen ve standardních technologiích a je tedy možné snadno ho upravovat na přání zákazníka. Mezi takové úpravy spadá i integrace se systémy zákazníka. Lze ho tedy propojit například s účetním systémem, kam se může přímo přenášet informace o odpracovaném čase zaměstnanců a zjednodušit tak vedení každoměsíčního účetnictví, propojit personální, docházkové systémy či další, podle potřeb a zvyklostí zákazníka. Stejně tak můžeme provést libovolnou další úpravu, např. grafický design, datové pumpy, nové formuláře, tiskové sestavy a další.